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E-Rechnung: Pflicht ab 1. Januar 2027
Was Unternehmer jetzt wissen müssen.
Ab dem 1. Januar 2025 begann die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland sowie für Freiberufler verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Rechnungen ausschließlich in einem gesetzlich definierten elektronischen Format versendet und verarbeitet werden. Wir als Ihr Netzbetreiber bereiten uns intensiv auf diese Umstellung vor.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD), welche direkt maschinell verarbeitet werden kann. Klassische pdf-Dateien oder Rechnungen auf Papier gehören damit der Vergangenheit an.
Was müssen Geschäftskunden beachten?
Wir werden die E-Rechnung für alle betroffenen Kunden zum 1. Januar 2027 gesetzeskonform umsetzen. Ab diesem Zeitpunkt ist eine postalische Zustellung nicht mehr möglich, da die neuen E-Rechnungsformate nicht für den Druck geeignet sind.
So bereiten Sie sich vor:
Prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware.
Ist sie in der Lage, strukturierte E-Rechnungen zu verarbeiten?
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder IT-Dienstleister.
Sie können bei der Umstellung unterstützen.
Fragen und Antworten zur E-Rechnung - was Sie jetzt wissen müssen.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die in einem standardisierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt wird. Im Gegensatz zu PDF-Dateien oder Papierdokumenten kann eine E-Rechnung vollautomatisch von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden. Das entspricht den gesetzlichen Vorgaben, spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schont die Umwelt.
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist Teil der Digitalisierung der Verwaltung und Wirtschaft in Deutschland. Ziel ist es, Rechnungsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten, Steuerbetrug zu reduzieren und den Datenaustausch zu vereinfachen. Die Einführung erfolgt gestaffelt, um Unternehmen genügend Vorbereitungszeit zu geben.
Die neue Regelung betrifft alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen (Business-to-Business, B2B) stellen. Auch Freiberufler, Selbstständige und Kleinstunternehmen sind davon betroffen – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.
Ab dem Jahr 2027 wird Ihnen Ihre Rechnung nur noch elektronisch im gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsformat zugestellt. Ein Versand per Post oder als einfaches PDF ist nicht mehr zulässig.
Nein. Ein PDF, auch wenn es per E-Mail verschickt wird, gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. Nur strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen die Anforderungen. Auch gescannte Rechnungen sind nicht mehr ausreichend.
Um sich auf die Umstellung vorzubereiten, sollten Sie folgende Schritte einleiten:
Prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware: Ist Ihre Software in der Lage, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten?
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder IT-Dienstleister: Diese können Sie bei der technischen Umsetzung und bei rechtlichen Fragen unterstützen.
Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt:
Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Von 2025 bis Ende 2026: Der Versand von E-Rechnungen ist freiwillig, aber nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers erlaubt.
Ab 1. Januar 2027: Die E-Rechnung wird verpflichtend – Papierrechnungen oder einfache PDFs sind dann nicht mehr zulässig.
In Deutschland sind derzeit zwei Datei-Formate weit verbreitet:
XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde.
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das strukturierte XML-Daten mit einem visuell darstellbaren PDF kombiniert.
Beide Formate ermöglichen eine automatisierte Weiterverarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen.
Wer ab dem 1. Januar 2027 keine E-Rechnungen ausstellen oder empfangen kann, verstößt gegen die gesetzlichen Vorschriften. Das kann zu zahlungsbedingten Verzögerungen, steuerlichen Problemen oder sogar Bußgeldern führen.